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Image by Chris Schilling, freely licensed under CC-by-SA 4.0.

La participation de plus de 200 membres à la consultation pour repenser les subventions de la WMF a mené à des changements dans les programmes de subvention de la WMF illustrés ci-dessus. Image par Chris Schilling sous licence libre CC-by-SA 4.0

Le mois dernier, l’équipe Communauté et Ressources de Wikimedia a proposé une idée pour la restructuration des programmes de subventions de la WMF. Le système actuel de répartition des ressources communautaires était parfois difficile à expliquer, à comprendre, à maintenir ou à solliciter, et nous avons donc suggéré une idée pour améliorer le système de subventions dans son ensemble. À travers de multiples canaux, l’équipe a recueilli 245 réponses lors d’une consultation entre le 17 Août et le 7 Septembre 2015. L’équipe a pris un certain temps pour comprendre les préoccupations, les avenants et les suggestions de la communauté, et a en conséquence apporté des changements importants au système. Il y a aussi beaucoup à partager sur les consultations menées de manière efficace, c’est un sujet qui sera traité dans un billet de blog à venir.

La consultation comporte une idée pour la restructuration des programmes de subventions qui comporte trois types de financement avec plusieurs options au sein de chaque type de financement: les Subventions Événement (avec les options Grand Événement, Petit Événement, et Soutien au Voyage); les Subventions de Projets (avec les options Lancement et Croissance); et les Subventions Annuelles (avec les options Processus Complet et Processus Simple). La consultation a également inclus un sondage qui demandait aux membres avec une expérience des subventions quelles étaient leurs expériences et priorités. Le rapport final contient des informations sur la méthodologie, l’analyse, les conclusions et les changements importants aux programmes de subventions. Ce billet expose certaines des principales conclusions du rapport final.

Principales Conclusions

Dans l’ensemble, les participants ont aimé l’idée, les types de financements offerts, et les façons dont ils pourraient utiliser les financements. D’autre part, la plupart des répondants ont exprimé au moins quelques préoccupations ou avait des suggestions utiles sur la façon dont l’idée pourrait être améliorée. Quelques-unes des principales préoccupations soulevées le sont à propos d’aspects spécifiques concernant le manque de clarté, comme les distinctions entre les types de subventions et ce qu’elles couvrent exactement. Les participants ont peur que la nouvelle structure prenne trop de temps aux volontaires, et ont émis de nombreuses préoccupations et suggestions pour limiter le temps dont les bénévoles auraient besoin pour apprendre ou s’engager dans la nouvelle structure. Il y avait plus de 60 suggestions spécifiques au cours de la consultation, ainsi que plusieurs idées pour les différentes structures que nous pourrions envisager!

Nous avons utilisé toutes ces informations pour améliorer l’idée en considérant les choses que les participants aimaient, en répondant à leurs préoccupations, et en mettant en œuvre leurs suggestions. Par exemple, les participants ont exprimé leur inquiétude parce qu’il y avait trop d’options dans l’idée, ce qui peut être une source de confusion pour les candidats. En conséquence, nous avons simplifié les Subventions de Projets dans une structure unique plutôt que deux options distinctes. Aussi, les participants étaient favorables à l’idée de petites subventions facilement accessibles dans une limite de 500 $ qui auraient auparavant été considérées comme des «Subventions Événement.” Nous avons augmenté cette limite à 2000 $ et avons créé une catégorie distincte pour ces fonds appelés Subventions Rapides, qui peuvent être utilisés à la fois pour des événements et des projets.

Parce que la consultation comportait une enquête ainsi qu’une place pour répondre dans le IdeaLab, l’équipe a eu quelques idées intéressantes sur la façon dont les gens ressentent les subventions. Ce fut une bonne information pour mieux comprendre les priorités des participants. Par exemple, nous avons découvert que les participants ont évalué l’impact de la réussite comme très important, ainsi que la vitesse dans le processus d’application et la simplicité dans le processus d’application. Les répondants ont évalué ces critères beaucoup plus fortement que la participation de la communauté. Cela nous a conduit à des idées concrètes sur ce que nous devrions valoriser en priorité dans la nouvelle structure, puisque nous avons réalisé que nous devions nous concentrer sur la participation de la communauté pour les subventions les plus importantes et les plus complexes et sur d’autres options simples et rapides pour les autres types de subventions.

Un autre thème majeur concerne un meilleur soutien des demandeurs et des bénéficiaires. Il y a un grand nombre de suggestions sur le soutien aux candidats, et en particulier pour fournir un soutien plus personnalisé et pour être en mesure de diriger les demandeurs vers le type de subvention qui leur correspond grâce à des outils comme un assistant. Il y avait aussi une question spécifique sur les types de soutiens non monétaires qui sont importants pour eux. Connexions, orientations budgétaires et ressources en ligne sont considérés comme le plus important, et la nécessité d’un soutien plus ciblé pour des sujets spécifiques est également soulignée.

L’équipe est heureuse de savoir que la plupart des bénéficiaires (environ 51%) ont trouvé l’expérience globalement facile et 55% ont décrit l’expérience au dessus de la moyenne ou excellente. Ci-dessous vous pouvez voir quelques aspects du processus de subventions que les participants évaluent précisément, pour avoir une idée de l’endroit où certains des points négatifs sont. Obtenir des subventions est classé comme facile, le reporting et la collecte des indicateurs globaux d’évaluation (Global Metrics) sont classés comme plus difficile. Ces zones peuvent avoir besoin d’être amélioré, ou peut-être besoin de plus de soutien.

Chart showing ratings of ease and difficulty for different aspects of the grants process. Image by Winifred Olliff, released into the public domain.

Graphique montrant les évaluation de facilité et de difficulté pour les différents aspects des processus de subvention. Image par Winifred Olliff, domaine public.

Prochaines étapes

Parce que les participants aimaient l’idée, mais avaient quelques inquiétudes, nous avons apporté des changements importants à la proposition initiale sur IdeaLab pour améliorer ce que les gens aimaient et corriger ce qui n’a pas fonctionné (voir le graphique ci-dessus):

  • Subventions Rapides. Pour fournir un soutien rapide pour les opportunités tout au long de l’année. Jusqu’à 2000 $ pour les expériences à faible risque et les besoins standard (rencontres, etc.) qui ne nécessitent pas de large évaluation pour commencer.
    • Subventions de Projets. Afin de promouvoir les expériences et soutenir les idées qui fonctionnent. Jusqu’à 100 000 $ pour 12 mois. Il y aura différentes lignes directrices et des systèmes de soutien pour les expériences (lancement) et les projets établis (croissance), mais un seul processus de demande.
    • Subventions Annuelles (APG). Pour aider les organisations à se développer et soutenir des programmes efficaces. Jusqu’à 100 000 $ pour 12 mois pour un processus simple, et processus complet pour les subventions plus importantes ou illimités.
    • Soutien au Voyage. Pour aider les organisateurs et les voyageurs participant à des conférences. Voyage, kits et conseils, fonds et marchandises pour favoriser les liens et l’apprentissage communautaire.

Cette nouvelle structure et l’élaboration de plans liés au processus de subventions va procéder progressivement au cours de la prochaine année, selon le calendrier suivant:

  • 1 Octobre 2015: Ouverture des applications pour la Subvention Annuelle Simple (applications à échéance le 1er Novembre pour les subventions débutant le 1er Janvier)
    Mars 2016: Phase préliminaire d’évaluation de la Subvention Annuelle Simple, basée sur la première phase d’application
    Mars – Juin 2016: Finalisation des changements à la Subvention Annuelle Complète basé sur le pilote de processus simple et évaluations de consultation
    Juillet 2016: Apporter des changements à la Subvention Annuelle Complète pour les candidats du Round 1 de 2016/2017
    Juillet – Septembre 2016: Transition des Subventions d’Engagement Individuel (IEG) et des Subventions pour les Projets et les Événements (PEG) vers les Subventions de Projets et les Subventions Rapides
    Mars 2017: Évaluer les Subventions Annuelles Simples avec les données du premier cycle de rapports de subvention

Résultats

La consultation pour repenser les subventions de la WMF a été un succès: les participants ont produit beaucoup de commentaires judicieux qui ont remodelé les programmes de subventions en quelque chose de mieux, ce qui reflète mieux les idées et les priorités des personnes qui utilisent des subventions. Comme cette nouvelle structure est mise en œuvre au cours de la prochaine année, nous allons continuer à élaborer des plans avec les communautés. Nous espérons que ce résultat va conduire à des expériences améliorées pour les bénéficiaires et les candidats, et que cette structure permettra de mieux répondre aux besoins des contributeurs. En plus de cela, comme une valeur ajoutée, cette consultation a été une grande expérience d’apprentissage. Plusieurs bonnes pratiques et leçons concernant les consultations avec les communautés ont émergé au cours du dernier mois, elle seront bientôt partagées sur ce blog, et peuvent aider les organisations Wikimedia à mener des consultations avec leurs communautés locales.

Je tiens à exprimer ma gratitude à tous ceux qui ont pris le temps de fournir des commentaires et des idées, et qui ont engagé une conversation avec nous sur la façon dont nous pouvons mieux servir les communautés grâce aux subventions.

Si vous avez des questions au sujet de ce rapport, des conclusions ou des méthodes de cette consultation, veuillez les poser sur la page de discussion de rapport ou dans la section commentaire ci-dessous.

Chris Schilling
Community Organizer
Wikimedia Foundation